Important : soyez bien conscient qu’un sponsoring est une relation d’affaires basée sur la réciprocité. Les associations oublient souvent qu’un sponsor est un partenaire d’affaires. En mettant des fonds à votre disposition, il attend en échange un service de votre part.

Il est fondamental d’intégrer ce principe de base pour pouvoir élaborer un concept de sponsoring convaincant et rentable pour les deux partis.

Un conseil : si votre équipe a déjà été sponsorisée par le passé, vous devriez, avant de concevoir votre concept, analyser les forces et les faiblesses de cette coopération. Faites le point sur ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré dans votre futur partenariat avec vos sponsors.

Un concept de sponsoring convaincant,

• éveille l’intérêt du potentiel sponsor pour votre association ou votre équipe.
• contient des informations précises sur l’utilisation qui sera faite des fonds.
• présente l’utilité et les avantages que tire le sponsor en s’engageant dans ce partenariat.
• est clair et concis (en principe pas plus de 12 pages).

Définissez vos objectifs

Il s’agit avant tout de savoir ce que vous envisager d’atteindre avec le soutien d’un sponsor. La définition de vos objectifs constitue la base de votre démarche à suivre et de votre concept. Posez-vous les questions suivantes :

• quels ambitions avez-vous pour votre équipe pour la prochaine saison ?
• de quel budget avez-vous besoin pour cela ?
• d’autres formes de sponsoring sont-elles envisageables, comme par exemple le sponsoring d’un jeu de maillots, d’équipements ou de matériel d’entraînement ?

Dans tous les cas, notez par écrit vos objectifs : ils seront décisifs lors de la conception de projet de partenariat.

Déterminez précisément ce dont vous avez besoin

Il s’agit maintenant de définir la nature du soutien dont vous avez besoin. Recherchez-vous un soutien financier ponctuel ou un financement sur la longue durée ? En fonction de cela, vérifiez ce que vous êtes en mesure de proposer en contrepartie.

• Comment allons-nous investir les fonds reçus ?
• Avons-nous besoin d’une aide financière ponctuelle ou sommes-nous à la recherche d’un financement sur la longue durée ?
• Quelles prestations sommes-nous en mesure de proposer au sponsor en échange ?
• De combien de sponsors avons nous besoin ? Est-il préférable d’établir un large réseau de partenaires ou bien devons-nous nous concentrer seulement sur un nombre restreint de sponsors ?

Mettez-vous à la recherche de potentiels sponsors

Vos objectifs et vos besoins financiers sont maintenant définis. Il s’agit maintenant de cibler de potentiels sponsors. Etablissez une liste d’entreprises susceptibles d’associer leur image à la votre.

Une fois les sponsors potentiels ciblés, vous pouvez vous mettre à l’élaboration de votre concept de sponsoring professionnel. Voici comment procéder pour rédiger un concept de sponsoring prometteur.

La présentation de votre dossier de sponsoring

Votre dossier devrait être composé des éléments suivants :

1. 1. L’esquisse de votre projet
   Présentez ici votre idée, votre groupe-cible, la manière dont vous envisagez la communication autour du projet ainsi que les avantages qui en découlent pour le sponsor.
2. 2. Décrivez votre réseau
   Énumérez les acteurs de votre réseau et les contacts que vous entretenez avec eux.
3. 3. Mise en oeuvre de votre projet
   Expliquez comment vous envisagez le déroulement du projet et dans quelle mesure vous y associerez votre sponsor.
4. 4. Compétences et interlocuteur
   Précisez le nom de la personne contact sur projet et les compétences de chaque membre de votre association.

Important : Mettez-vous à la place du potentiel sponsor lors de la rédaction de votre dossier. Qu’est-ce qui pourrait plus particulièrement le convaincre, quel avantages tire-t’il d’un partenariat avec votre association sportive ?

Première étape : élaborez votre esquisse de projet

L’esquisse de projet est un élément fondamental de votre concept de sponsoring. Vous livrez ici au sponsor potentiel tous les arguments pouvant le convaincre de sponsoriser votre structure et les avantages qu’il en tire. Ce qui est par exemple intéressant pour le sponsor c’est de savoir si de part ce soutien financier, son groupe-cible est visé ou même si il peut atteindre grâce à ce partenariat un nouveau groupe-cible.

• quel est le groupe-cible ?
• qu’envisagez-vous d’entreprendre au niveau des relations publiques ?
• comment le financement doit-il être structuré ?
• quelles en seront les différentes étapes ?
• y a-t-il des échéances ou d’autres conditions à prendre en compte ?

Deuxième étape : présentez votre réseau

Il est très intéressant pour une entreprise pouvant potentiellement vous apporter un soutien financier de savoir quel est votre réseau de contacts. Faites une liste : dans quels comités ou associations êtes-vous représenté ? A quels évènements participez-vous ? Quels sont les partenariats déjà établis avec votre club ?

Troisième étape : expliquez la mise en œuvre de votre projet et de quelle manière votre sponsor sera impliqué

Pour votre sponsor, il est intéressant de savoir quel sera son rôle et de quelle manière il sera associé au projet. Enumérez vos intentions et de quelle manière vous souhaitez mettre en place votre projet, dans l’idéal en association avec votre sponsor. Décrivez les possibilités que vous proposez à votre sponsor en ce qui concerne sa représentation médiatique.

• présentation du sponsor sur le site web de l’association et/ou dans le journal de l’association
• intégration du sponsor à travers votre communication sur les réseaux sociaux : sur Facebook, Instagram etc.
• remise officielle des fonds de sponsoring (chèque)
• couverture médiatique locale

Quatrième étape : présentation de votre structure et de ses interlocuteurs

Votre association dispose dans l’idéal d’un interlocuteur unique et facilement joignable. Vous devriez par ailleurs préciser ici de quelle manière vous assurez le bon déroulement du projet et le respect des mesures prises. Expliquez de quelle façon vous compter tenir informé le sponsor des avancées de votre projet : par exemple en organisant des réunions ponctuelles avec lui pour garantir la transparence de votre investissement.

Un conseil : Pour que le partenariat avec votre ou vos sponsors soit professionnel et réussi, une gestion professionnelle du sponsoring est recommandée. En effet, le sponsoring sportif est un sujet très complexe qui doit être bien planifié et géré.

Cinquième étape : rédigez une lettre d’accompagnement attrayante

Votre dossier de sponsoring est désormais finalisé mais pour qu’il retienne l’attention du sponsor ciblé, il vous faudra rédiger une lettre d’accompagnement formelle convaincante.

Considérez votre recherche de sponsors comme une recherche d’emploi. Une lettre d’accompagnement individualisée suscitera l’intérêt de votre interlocuteur et le motivera à prendre la peine de lire votre concept de sponsoring en annexe.

• adaptez le fond et la forme à votre interlocuteur. Votre approche sera différente que vous vous adressiez à un groupe de sociétés ou bien à un petit commerçant local.
• restez concis : 200 à 300 mots suffisent, cela représente une page A4. Respectez une taille d’écriture de 12 points avec une police d’écriture standard comme Calibri par exemple et n’utilisez en aucun cas une taille de police inférieure.
• associez l’image de votre potentiel sponsor à votre présentation : relatez les exploits et ambitions de votre association qui présentent un réel intérêt pour lui.
• appliquez-vous et évitez les fautes d’orthographe ou de grammaire. Faites relire et corriger votre lettre par au moins une autre personne.
• soignez la structure de votre lettre – l’utilisation de paragraphes et de textes en gras faciliteront la lecture à votre interlocuteur.
• respectez la mise en forme : si vous envoyez votre dossier par courrier, veillez à mentionner l’expéditeur, le destinataire, l’objet de votre courrier, la date etc. Si vous procédez par email, vos coordonnées complètent devront être lisibles dans votre signature – c’est ce qui donnera à votre lettre un touche professionnelle !

Une solution très prisée pour offrir de la visibilité à votre sponsor : faites imprimer le logo de votre sponsor sur vos maillots !

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